Fra regneark til automatiseret ejendomsadministration

Kundecase

Kort om casen

Virksomhedstype: Ejendomsvirksomhed

Fokus: Lejere, lejeoverblik og rapportering

Udfordring: Manuelle regneark og høj fejlrisiko

Løsning: Digital ejendomsadministration og månedlig rapportering

En ejendomsvirksomhed administrerede tidligere lejere, lejeaftaler og lejeoverblik i regneark. Det gav et stort manuelt arbejde, høj risiko for fejl og begrænset overblik over udviklingen i ejendomsporteføljen.

Roce hjalp virksomheden med at flytte administrationen over i en digital løsning, automatisere centrale processer og etablere månedlige rapporter på lejere, budgetopfølgning og økonomisk udvikling.

Udfordringen

Ejendomsvirksomheden havde i en længere periode håndteret lejeroversigter, betalinger og lejeoplysninger manuelt i regneark.

Løsningen fungerede i begyndelsen, men efterhånden som porteføljen voksede, blev det sværere at bevare overblikket.

Der var blandt andet udfordringer med:

• Manuelle opdateringer af lejerdata
• Risiko for fejl i lejeoversigter
• Manglende automatisering af faste processer
• Begrænset overblik over betalinger og afvigelser
• Tidskrævende opfølgning på lejere
• Manglende månedlig rapportering til ledelsen
• Sværere budgetopfølgning på tværs af ejendomme

Det betød, at meget tid gik med administration og kontrol af regneark i stedet for at skabe overblik og træffe beslutninger på et solidt grundlag.

Løsningen

Roce hjalp virksomheden med at flytte ejendomsadministrationen fra manuelle regneark til en mere digital og automatiseret løsning.

Formålet var ikke kun at spare tid, men også at skabe et mere retvisende og driftssikkert overblik over lejerne, betalingerne og økonomien i ejendomsporteføljen.

Roce hjalp blandt andet med:

• Implementering af digital løsning til lejeadministration
• Struktur på lejerdata og lejeoversigter
• Automatisering af centrale administrative processer
• Månedlige rapporter på lejere og betalinger
• Budgetopfølgning på ejendomsniveau
• Overblik over afvigelser og manglende betalinger
• Løbende sparring omkring administration og økonomi

Den nye løsning gjorde det muligt at arbejde mere systematisk med ejendomsadministrationen og reducere afhængigheden af manuelle regneark.

Resultatet

Virksomheden fik en langt mere effektiv og stabil måde at håndtere ejendomsadministrationen på.

Hvor der tidligere blev brugt meget tid på at opdatere, kontrollere og vedligeholde regneark, kunne virksomheden nu arbejde med en mere automatiseret løsning og faste rapporteringsrutiner.

Resultatet blev:

• Langt mindre manuelt arbejde
• Lavere fejlmargin i lejeoversigter og opfølgning
• Bedre overblik over lejere og betalinger
• Mere effektiv budgetopfølgning
• Hurtigere adgang til relevante nøgletal
• Bedre grundlag for beslutninger omkring ejendomsporteføljen
• En løsning der bedre kan følge med virksomhedens udvikling

Effekten

For ejendomsvirksomheder kan små fejl i lejeoversigter, betalinger eller budgetopfølgning hurtigt blive dyre.

Ved at digitalisere og strukturere ejendomsadministrationen fik virksomheden en løsning, der både sparede tid og reducerede risikoen for fejl.

Samtidig fik ledelsen bedre indsigt i økonomien på tværs af ejendomme og lejere, hvilket gjorde det nemmere at følge udviklingen og reagere i tide.

Fra manuel administration til bedre styring

Casen viser, at ejendomsadministration ikke kun handler om at holde styr på lejere og betalinger. Det handler også om at skabe et økonomisk overblik, der gør det lettere at drive og udvikle ejendomsporteføljen.

Med Roce fik virksomheden en mere professionel og skalerbar løsning, hvor administration, rapportering og budgetopfølgning hænger bedre sammen.

Læs mere om vores ejendomsadministration, controller service og CFO service, eller kontakt os for en uforpligtende snak.

Resultatet

Virksomheden gik fra manuelle regneark og tidskrævende opfølgning til en mere automatiseret ejendomsadministration med færre fejl, bedre rapportering og stærkere økonomisk overblik.

Relevante services

Læs mere om de services, der blev brugt i denne case.

Ejendomsadministration

Controller-service

CFO-service

Står din virksomhed med en lignende udfordring?

Start med en kort samtale, hvor vi kortlægger jeres behov, og få en vurdering af, om jeres økonomifunktion kan gøres mere effektiv, mere overskuelig eller bedre egnet til vækst.